Der perfekte Geschäftsbrief – Struktur, Inhalt und Design (2024)

Index

1. Was ist ein Geschäftsbrief?
2. Informationen, die der Geschäftsbrief enthalten muss
3. Seitenstruktur und Layout
   1. Ränder
   2. Fuente
   3. Schriftgröße
   4. Briefkopf: Adressfeld und Informationsblock
      1. Adressfeld
      2. Referenzzeichenzeile oder Informationsblock
   5. Betreff
   6. Behandlung, Textkörper und Höflichkeitsformel
   7. Anhänge
   8. Fusszeile
4. Einen Geschäftsbrief schreiben: Was Sie tun können und was nicht
   1. Was du tun kannst
   2. Was sollte nicht getan werden

Der Geschäftsbrief ist nichts anderes als ein Kommunikationsinstrument zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder potenziellen Kunden, Lieferanten, Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen sowie allen Personen, mit denen das Unternehmen Kontakt aufnehmen muss. Geschäftsbriefe dienen dazu:

• Informieren Sie sich über die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens
• Über Aktionen informieren (Werbebrief)
• Bestätigen Sie Bestellungen und Anfragen
• Empfang bestätigen
• Rechnungen versenden
• Senden Sie Quittungen
• Preislisten versenden
• Bestellformulare abschicken

Auf die äußere Form des Geschäftsbriefes kommt es nicht an, es gelten jedoch je nach Unternehmensform gewisse inhaltliche Anforderungen. Diese Anforderungen ermöglichen es Geschäftspartnern, sich bei gerade beginnenden Geschäftsbeziehungen vorab über die wesentlichen Umstände ihrer Korrespondenten zu informieren. Dabei gilt: Wird ein Dokument zur ersten schriftlichen Kontaktaufnahme zwischen Geschäftspartnern verwendet, muss es alle relevanten Informationen enthalten.

Folgende Kategorien sind von Geschäftsbriefen ausgeschlossen:

• Interne Korrespondenz zwischen Büros, Abteilungen, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften desselben Unternehmens.
• Schriftliche Mitteilungen an einen unbestimmten oder durch die Merkmale der Gruppe bestimmten Empfängerkreis, beispielsweise Direktwerbung oder Werbematerial.
• Schriftliche Mitteilungen, die über Formulare im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung erstellt werden, beispielsweise Lieferscheine, Lieferanzeigen oder Abholanzeigen.

Geschäftsbriefe werden verwendet fürschriftliche Kommunikation zwischen zwei Geschäftspartnernund enthalten in der Regel Informationen über einen kommerziellen Betrieb. Dabei kann es sich um Transaktionen zwischen Unternehmern (Business to Business bzwB2B) oder zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Business to Consumer oderB2C). Geschäftsbriefe müssen klar von Privatbriefen unterschieden werden, die dem Austausch persönlicher Informationen zwischen Einzelpersonen dienen.

Da Geschäftsbriefe der Kontaktaufnahme dienen, müssen die Dokumente, aus denen sie bestehen, alle Standardinformationen enthalten, die sich im Rahmen der Geschäftskommunikation bewährt haben. Zu den Standardinformationen für Geschäftsbriefe gehören:

• Briefkopf, Ort und Datum des Schreibens
• Relevante Informationen des Unternehmens, das den Brief versendet (Name, Adresse, Telefonnummer, Fax und E-Mail)

Für den Aufbau und die Gestaltung von Geschäftsbriefen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Das bedeutet, dass Sie theoretisch Diagramme für die erforderlichen Daten verwenden können. Allerdings erwarten sowohl Geschäftspartner als auch Privatkunden professionell formatierte Briefe. Abweichungen von der Norm können als unprofessionell empfunden werden und im schlimmsten Fall zu Unsicherheit und Misstrauen führen.

Der Standard-Geschäftsbrief ist im Format DIN A4 im Hochformat verfasst. Für diesen Dokumenttyp werden folgende Seitenränder empfohlen:

• Oberer Rand: 45mm
• Unterer Rand: mindestens 25mm
• Linker Rand: 25mm
• Rechter Rand: 20mm

Die folgende Grafik zeigt einen Beispiel-Geschäftsbrief:

Bedenken Sie, dass Designelemente, die Sie am Rand der Seite platzieren, möglicherweise außerhalb des druckbaren Bereichs liegen.

Das Adressfeld (auch Fensterbereich genannt) enthält dieName und Adresse des Empfängers, ebenso wieInformationen zurückgeben. Platzieren Sie das Adressfeld 4,5 cm unter der Oberkante des Dokuments, 2 cm vom linken Rand entfernt. Die Breite des Fensterbereichs beträgt 85 mm. Der Adresstext beginnt im Abstand von 0,5cm vom linken Rand des Adressfensters.

Die Höhe des Adressfeldes beträgt 4,5 cm plus 0,5 cm für Rücksendeinformationen. Dies entspricht insgesamt 10 Textzeilen.

Für Rücksendeinformationen eignet sich eine kleinere Schriftgröße – zum Beispiel 8 Punkt. Wenn die verwendete Schriftgröße weniger als 10 Punkte beträgt, verwenden Sie eine serifenlose Schriftart.

Der Informationsblock beginnt 5cm unterhalb der Oberkante des Dokuments und auf gleicher Höhe wie der zusätzliche Kommentarbereich des Adressfeldes. Mit einem Abstand von 12,5 cm vom linken Rand und einer maximalen Breite von 7,5 cm befindet sich der Informationsblock auf der rechten Seite des Briefbogens.

UndStandard-Informationsblockwird die folgenden Schlüsselkonzepte enthalten:

• Empfängerlogo:
• Ihre Nachricht von:
• Unser Logo:
• Unsere Botschaft:
• Name:
• Telefon:
• Fax:
• Email:
• Datum:

Passen Sie diese Slogans bei Bedarf an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Trennen Sie die Informationen von den Mottos durch einen Doppelpunkt und fügen Sie dann ein Leerzeichen ein. Im besten Fall beträgt der rechte Rand 2 oder mindestens 1cm.

Reduzieren Sie ggf. die Schriftgröße im Informationsblock. Wenn die für das Dokument gewählte Größe 12 Punkte beträgt, können Sie diese beispielsweise auf 10 Punkte reduzieren.

Auf den Informationsblock folgt die Betreffzeile und beide werden durch mindestens 2 Leerzeilen getrennt.

Alternativ zum Informationsblock können Sie diese Daten auch in einem platzierenBezugslinieunter dem Adressfeld ein, so dass ein zweizeiliges Leerzeichen bleibt.

Die üblichen Informationen hier sind normalerweise:

• Referenznummer und Datum der Nachricht des Empfängers
• Referenznummer und Datum der Nachricht des Absenders
• Telefon, Name
• Datum

Platzieren Sie das erste Wort 2,5 cm vom linken Rand entfernt auf der Referenzlinie. Die weiteren Stichworte folgen im Abstand von 7,5cm, 12,5cm und 17,5cm. Die entsprechenden Informationen werden (normalerweise automatisch) unterhalb der Lemmata eingegeben, bündig mit dem Anfangsbuchstaben jedes Konzepts.

Wir empfehlen die Verwendung des Informationsblocks, da dieser eine moderne Alternative zur Referenzzeile darstellt.

ErDatumsformatFür den Informationsblock oder die Referenzzeile wird Tag/Monat/Jahr empfohlen. Letztere kann vierstellig oder nur mit den letzten beiden Ziffern erscheinen.

Für diejenigenTelefon- und Faxnummern sind möglichst gut lesbarWir empfehlen Ihnen, diese mit einem Leerzeichen zwischen der Vorwahl und der Zielrufnummer in die Liste aufzunehmen. Durchwahlnummern können mit einem Bindestrich hinzugefügt werden. Für Mobilfunknummern gelten die gleichen Vorgaben wie für Festnetznummern.

[Präfix] [Telefonnummer]-[Durchwahl]

91 111111-12

666 1234567

Ersetzen Sie bei internationalen Handelsbriefen das Community-Präfix durch die Ländervorwahl. Für Nordamerika beispielsweise +1 und für Spanien +34. Trennen Sie den Ländercode durch ein Leerzeichen vom Community-Präfix.

Der Betreff befindet sich im Abstand von 2 Leerzeilen unterhalb des Informationsblocks oder der Referenzzeichenzeile, ist linksbündig ausgerichtet und wird normalerweise hervorgehobenfettgedruckte Schriftart. Der Abstand vom linken Rand beträgt 2,5 cm.

Die Funktion des Betreffs besteht darin, den Inhalt oder Grund des Briefes in wenigen Worten zu beschreiben. Es kann bei Bedarf eine Transaktions- oder Angebotsnummer enthalten und sich über mehrere Zeilen erstrecken.

Die Begrüßung und der Fließtext werden 2,5 cm vom linken Seitenrand entfernt und linksbündig platziert.

Die Begrüßung des Geschäftsbriefes ist durch zwei Leerzeilen vom Betreff des Briefes getrennt, endet mit einem Doppelpunkt und ist durch eine Leerzeile vom restlichen Text getrennt. Die gebräuchlichste Höflichkeitsformel wird für formelle Briefe verwendet:

„Sehr geehrte Damen und Herren:“

„Meine lieben Herren:“

"Lieber Kunde:"

In bestehenden Geschäftsbeziehungen können weniger formelle Formulierungen verwendet werden:

„Hallo Herr / Frau,”

„Sehr geehrte Damen und Herren:“

Grundsätzlich,Es ist besser, zu formell zu sein, als zu kurz zu kommen.

Verwenden Sie Leerzeilen, um den Textkörper in klare Abschnitte zu unterteilen. Wenn Ihr Geschäftsbrief mehrere Seiten umfasst, fügen Sie drei Zeilen vor der Fußzeile einen Seitenumbruch ein und fahren Sie auf der nächsten Seite fort. Briefkopf wird nur auf der ersten Seite verwendet.

Nummerieren Sie die Seiten, vorzugsweise im BlocksatzSeitenzahl in der Fußzeile.

DerAbschiedssatzerscheint durch eine Leerzeile vom Textkörper getrennt. Folgt der Firmenname der Unterschrift, müssen beide durch eine weitere Leerzeile getrennt werden. Anschließend müssen noch 3 Leerzeilen für die Unterschrift des Absenders folgen.

Wiederholen Sie unter der Unterschrift die Vor- und Nachnamen des Unterzeichners in getippter Form.

Platzieren Sie den Anlagevermerk so, dass genau drei Leerzeilen unter der Anrede bzw. ggf. eine Leerzeile unter der getippten Wiederholung der Unterschrift stehen.

Der Anhangvermerk wird mit dem Wort „Anhänge“ eingeleitet, das fett geschrieben ist und keinen Doppelpunkt enthält. Nächste,Erstellen Sie eine Liste, indem Sie jede Datei in einer separaten Zeile benennen.

Die Fußzeile der ersten Seite des Geschäftsbriefes enthält allesKommerzielle Informationenrund um Ihr Unternehmen.

In der Regel verfügt der Empfänger hier auch über die Geschäftsräume des Absenders, verschiedene Kontaktmöglichkeiten und Bankverbindungsdaten.

Dieser Buchstabenfuß sollte im Abstand von 2,5 cm zum linken und 2,0 cm vom rechten Rand platziert werden. Die Höhe ist variabel und richtet sich nach den Bedürfnissen, muss jedoch mindestens 2,5 cm betragen.

Zur besseren Lesbarkeit sind die Geschäftsinformationen in der Fußzeile grundsätzlich in thematische Blöcke gruppiert.

• Kurz und prägnant: Fass dich kurz! In Geschäftsbriefen, egal ob per Post oder E-Mail, sollten Sie direkt zur Sache kommen. Höchstwahrscheinlich sind Sie nicht der Einzige, der den Empfänger Ihres Briefes aus geschäftlicher Sicht kontaktiert. Daher ist es am besten, wenn Sie eine kurze, prägnante Formulierung mit einer gut gewählten Betreffzeile formulieren. Geschäftsbriefe sollten nur in Ausnahmefällen eine DIN-A4-Seite überschreiten. Speichern Sie bei Bedarf komplexe Tabellen, Abbildungen oder Rechnungsdetails in Anhängen.
• Persönliche Begrüßung: Sprechen Sie den Empfänger des Geschäftsbriefs nach Möglichkeit persönlich an. Wenn Sie den Namen nicht kennen, informieren Sie sich über den zuständigen Ansprechpartner und achten Sie auf die korrekte Schreibweise vom ersten bis zum letzten Wort. Wenn Sie keinen konkreten Empfänger identifizieren können, empfiehlt es sich, den Verantwortlichen neutral anzusprechen, etwa mit „An wen es geht“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Nachtrag: Das Postscript diente ursprünglich als Ergänzung in handgeschriebenen Briefen, hat aber im Zeitalter der maschinellen Textproduktion eine neue Funktion erhalten. Mit dem Postscript können Sie dem Geschäftsbrief Informationen aus einer anderen Kategorie hinzufügen oder wichtige Informationen hervorheben. Das Feature P.S. gefolgt von einem Doppelpunkt, erregt leicht die Aufmerksamkeit des Lesers. Wecken Sie damit das Interesse des Lesers für aktuelle Angebote oder Ihre Website.

• Veraltete Phrasen und Formulierungen: Werbebriefe müssen aktuell formuliert und an den Empfänger gerichtet sein. Vermeiden Sie stereotype Textblöcke, veraltete Phrasen und Redewendungen. Schreiben Sie Geschäftsbriefe in klarer Sprache ohne unnötige Ausschmückungen. Denken Sie daran, dass diese das Image Ihres Unternehmens vermitteln. Wenn Sie also Kunden und Geschäftspartner mit abgedroschenen Phrasen oder zu bürokratisch klingendem Spanisch langweilen, verpassen Sie Gelegenheiten. Mit modernen Geschäftsbriefen, die individuell auf den Empfänger zugeschnitten sind, zeigen Sie hingegen Interesse beim Leser und bleiben lange im Gedächtnis.
• Rechtschreibfehler: Fehler erwecken den Eindruck von Unprofessionalität. Und das gilt nicht nur für Struktur und Layout, sondern insbesondere auch für Rechtschreibung und Zeichensetzung. Lesen Sie daher Geschäftsbriefe sorgfältig durch und korrigieren Sie diese oder holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe.
• Negative Formulierung: Vermeiden Sie Leugnungen und die Verwendung negativer Wörter. Selbst schlechte Nachrichten können in positive Worte übersetzt werden.
• Bieten Sie Alternativen zum Mauerbau an: Vergleichen Sie diese Formulierungen „Ich kann leider nicht antworten“ und „Ich werde Sie umgehend informieren und mich bei Ihnen melden.“ Welchen Satz würden Sie am liebsten hören? Ersetzen Sie abwertend oder unfreundlich wirkende Formulierungen und reagieren Sie auf Probleme durch eine freundliche, lösungsorientierte Alternative, ohne sie zum Hindernis werden zu lassen.
• Passive Konstruktionen: Während Passivsätze jegliche Motivation ausschalten, indem sie das handelnde Subjekt verbergen, betonen Aktivformulierungen die Handlung und wirken daher kraftvoll und dynamisch. Vergleichen Sie den Unterschied zwischen „Ihre Bewerbung wird schnellstmöglich bearbeitet“ und „Mein Kollege, Herr …“ Pérez wird Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten.“ Beim ersten Satz ist noch nicht bekannt, wer auf Ihre Anfrage antworten wird. Der zweite Satz gibt Ihnen ein besseres Gefühl, denn hier wissen Sie, dass Sie sich auf eine echte Person verlassen können.
• Verkettete Sätze: Eine komplizierte Strukturierung von Sätzen erschwert das Verständnis und damit die Kommunikation. Versuchen Sie, keine zu langen Sätze zu verwenden und sich möglichst in einfachen, klar verständlichen Sätzen auszudrücken.

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